Caso de estudio EP300 / Asistencia en Librerías Porrúa

México, 2013

Con una presencia nacional en México de 80 sucursales en 31 estados, Porrúa es una de las más grandes librerías de México.

Dispuestos a mejorar el proceso de asistencia de sus empleados, la compañía implementó con asesoría de EMPRETEL, un proceso automatizado que eliminaría las debilidades que tenía con su sistema de control de asistencias y que ayudaría a lograr los objetivos de mejor control y eficiencia de la empresa.

Problema

Con cerca de 800 empleados en nómina, la empresa necesitaba reorganizar y modernizar el sistema de control de asistencia de los empleados con el fin de:

• Mejorar la administración del tiempo de los empleados.
• Capturar con precisión la asistencia y el tiempo de cada empleado.
• Aumentar la eficiencia de la administración de la nómina.
• Reducir el tiempo de los gerentes dedicado al proceso previo de la nómina.
  
• Evitar «clocking-in» (los empleados marcan y luego salen a asuntos personales).
• Eliminar el acto de «buddy-punching» (un compañero marca por él y por otro).
• Habilitar una programación más eficiente del recurso humano.

Solución

El control de asistencia por huella digital EP300 de ANVIZ se implementó en la red de bibliotecas Porrúa en toda la República.

El sistema cuenta con un exclusivo motor de identificación de huellas dactilares por medio de un dispositivo que identifica y almacena datos biométricos de cada empleado, estos dispositivos electrónicos están montados en la pared de la oficina del gerente de cada sucursal.

Los empleados se inscriben en el sistema al proporcionar muestras de huellas digitales (de uno o varios dedos), que convertidas en algoritmos, se almacenan en una base de datos para su comparación.

Con poner un dedo sobre el sensor digital, el sistema detecta cada huella para autenticar las identidades de los empleados, registrando la entrada y salida con precisión, así como los horarios de comidas y tiempos extras.

El control de acceso por huella digital EP300 de ANVIZ, permite a las empresas configurar parámetros específicos, tales como turnos y horarios de los empleados (pudiendo ser horarios personalizados), políticas de pago, días festivos, etc.; todos los cuales pueden ser compilados en informes detallados para el departamento de personal y la gerencia.

Esta aplicación ANVIZ proporciona una integración perfecta con los principales paquetes de nómina y contabilidad disponibles en México.

Beneficio

El seguimiento exacto del tiempo y asistencia de cerca de 800 empleados proporcionó una seguridad superior, precisión y eficiencia en la rendición de cuentas de los empleados, una mejora de la productividad y la reducción en los costos de nómina.

Con el sistema totalmente automatizado EP300 de ANVIZ se administró con eficiencia las horas laborales de los empleados y optimizó el proceso de obtención de la nómina.

La aplicación de la tecnología de reconocimiento biométrico habilitó la capacidad de saber los horarios y tiempos laborados exactos de los empleados. Por ejemplo, los administradores pudieron pre-programar turnos, restringiendo la entrada a empleados si estos excedían un margen límite de minutos preestablecidos en la hora de entrada y además se impidió formas de fraude como “marcar por otro“  y «marcar y salir», permitiendo a los administradores detectar y tomar las medidas pertinentes.

Permitió a los gerentes de tienda concentrarse en el negocio principal mediante la eliminación de las tareas que consumen mucho tiempo asociado al pre procesamiento de nómina y al hacerlo, eliminaron errores humanos.

El sistema de acceso por huella digital EP300 de ANVIZ ofrece un enfoque rentable y confiable para la administración eficiente del tiempo y la asistencia de los empleados.